Zařizujete větší nebo menší event? Nezapomeňte si včas zajistit profi konferenční prostory! Co vše byste měli zajistit, aby měla vámi organizovaná konference jednoznačný úspěch? A na co se zaměřit, abyste nešlápli vedle? Podívejte se na zkušenosti tří event managerů.
Konferenční prostor je alfa a omega celé akce
„Jednou jsem narazil na místo, které si již rezervuji pro všechny eventy. Pronájem místa pro konferenci v Praze totiž není dobré nechat na poslední chvíli,“ říká Jana, která organizuje eventy pro celý korporát české pobočky farmaceutické firmy. „Místo, kde můžeme ubytovat naše hosty ze zahraničí a zároveň v něm uspořádat konferenci pro 300 účastníků, se jen tak nenajde.“, dodává. „Využíváme všech výhod, které nám nabízejí – coffee breaky, konferenční techniku i hotelové taxíky.“
„Nikdy nezapomenu na ten trapas!“
Petr uvádí svou zkušenost: „Jednou jsem organizoval event, aniž bych si dopředu zjistil, zda nabízejí konferenční techniku. Samozřejmě neměli. Byl to totální propadák, nikdy nezapomenu na ten trapas, když řečníka nebylo slyšet. Na technice opravdu záleží!“
Jakou techniku si pohlídat?
Michaela dodává: „Vybírám si jen taková místa, která jsou pro eventy speciálně upravená. Konferenční sál, který využívám, je pokrytý vysokorychlostním Wi-Fi internetovým připojením. Zároveň se vždy domluvíme, co dalšího potřebujeme a oni nám zajistí veškeré technické vybavení, jako je dataprojektor s plátnem, flipchart, ozvučení s mikrofonem. Někdy potřebujeme i tlumočnické kabiny,“ uzavírá.
A co dál?
Jana zmiňuje, že pro úspěšný průběh akce je důležitý také catering. „Těžko bychom to obstarali sami. Takže si pokaždé domluvíme, v jaký čas budou coffee breaky, obědy i večeře. A zároveň miluju možnost občerstvení formou finger foodu.“
A co vy? Už máte ten správný prostor pro vaši akci?